Resumen de esta guía
Comprende por qué cancelar nunca borra datos, cómo opera la lista de espera con promociones automáticas y notificaciones push, y cómo configurar bloqueos por ausencias.
Cancelar vs. Borrar: filosofía de datos e integridad
Por qué Fitbbo protege la trazabilidad histórica de tus socios.
En Fitbbo existe una distinción fundamental y crítica entre cancelar una clase y borrarla del sistema:
Diferencias esenciales entre Cancelar y Borrar
| Acción | ¿Cuándo se utiliza? | Impacto en los datos y clientes |
|---|---|---|
| Cancelar | Clases programadas que finalmente no se van a impartir (enfermedad del monitor, festivo imprevisto, etc.). | NO elimina información. La sesión y sus reservas quedan marcadas como "Canceladas". Conserva el historial, reembolsa bonos y permite notificar a los inscritos. |
| Borrar | Clases creadas por error administrativo que NO tienen ningún cliente inscrito. | Acción destructiva. El sistema PROHÍBE taxativamente borrar una clase si tiene reservas de clientes; obliga a cancelarla para preservar la trazabilidad. |
Protección contra borrado accidental
Si intentas borrar una sesión con alumnos inscritos, el sistema mostrará un bloqueo de seguridad impidiendo la acción. Para anularla, debes utilizar la función "Cancelar clase", garantizando que los clientes no pierdan el registro de sus sesiones ni sus devoluciones.
Cancelar sesión puntual vs. serie recurrente
Flexibilidad para gestionar imprevistos aislados o cambios de calendario.
Al pulsar en "Cancelar clase", el sistema te permite seleccionar el alcance:
• Cancelar solo esta sesión: Ideal para anular una clase específica en un día festivo sin alterar el resto de semanas.
• Cancelar la serie futura: Anula todas las clases programadas en adelante para esa serie recurrente.
Además, si una clase cancelada vuelve a estar disponible (por ejemplo, se consigue un monitor sustituto), el personal puede reactivarla con 1 solo clic.
Avisos por email y notificaciones push
Mantén informados a tus socios de forma instantánea sin esfuerzo manual.
Al proceder a la cancelación de una clase, el sistema ofrece una casilla para avisar a todos los alumnos inscritos:
Notificación push inmediata
Envía un mensaje prioritario directo a la pantalla del smartphone de los clientes con la app instalada.
Correo electrónico automático
Entrega un email explicativo con los detalles de la sesión cancelada y la confirmación de reintegro de bono.
Bandeja de avisos interna
El mensaje queda registrado en el centro de notificaciones personal del socio dentro de la app.
Lista de espera y promoción automática en tiempo real
Maximiza la ocupación de tus clases llenando cada vacante al segundo.
La lista de espera opera de manera completamente autónoma cuando está activada en los ajustes del centro:
Inscripción en lista de espera al completarse el aforo
Cuando una clase alcanza el 100% de ocupación, los socios pueden apuntarse a la cola de espera desde su app (o el staff puede añadirlos desde el panel). Cada socio conoce su posición exacta (ej. "Puesto 2").
Detección instantánea de plaza vacante
En el momento en que cualquier alumno cancela su reserva (o el personal la libera), el sistema activa el motor de promoción automática.
Promoción y notificación automática
La primera persona de la lista de espera pasa automáticamente a reserva confirmada. En ese mismo instante recibe una notificación push y un correo electrónico avisándole de que ya tiene plaza asegurada.
Gestión manual por el personal
El personal de recepción puede ver en todo momento la lista ordenada de socios en espera y tiene la potestad de retirar a una persona o asignarla manualmente si las circunstancias lo requieren.
Penalizaciones por faltas de asistencia (No-shows)
Desincentiva las reservas fantasma y fomenta la responsabilidad de los clientes.
Para evitar que los socios reserven plazas y no asistan impidiendo que otros compañeros entrenen, Fitbbo incluye un motor configurable de penalizaciones:
La regla de penalización evalúa automáticamente tres parámetros definidos por cada centro:
1. Umbral de ausencias: Número de faltas permitidas (ej. 3 no-shows).
2. Período de análisis: Ventana temporal de revisión (ej. en los últimos 30 días).
3. Duración del bloqueo: Tiempo durante el cual el socio queda inhabilitado para reservar clases desde su app (ej. 7 días de bloqueo).
Comportamiento inteligente ante corrección de faltas
Si el personal rectifica una ausencia marcada por error (cambiándola a "Asistió"), el sistema recalcula en el acto las ausencias del socio durante la ventana de análisis. Si las faltas efectivas caen por debajo del umbral, el bloqueo de reservas se levanta de forma inmediata.